Nota obciążeniowa to dokument, z którym można spotkać się w obrocie gospodarczym. Występuje ona zdecydowanie rzadziej niż faktura, a więc często spotkać można się z brakiem przekonania co do jej zaksięgowania przez przedsiębiorcę. W praktyce jednak okazuje się, iż dokument jest jest bardzo łatwy w użyciu. Jednocześnie dokumentuje zarówno przychody, jak i koszty, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT.

Kiedy stosować notę obciążeniową?
Tytułowa nota obciążeniowa (inaczej księgowa) jest stosowana w sytuacjach, kiedy przedsiębiorca chce obciążyć kontrahenta w przypadku transakcji nieopodatkowanych podatkiem VAT.

Najczęstszymi przypadkami, kiedy wystawiana jest nota obciążeniowa, są:
– naliczenie odsetek za opóźnienie w płatnościach, bądź kar umownych,
– obciążenie pracownika kosztami kar, bądź wyrządzonych szkód,
– przeniesienie na nabywcę kosztów, które nie podlegają pod VAT.

UWAGA!
Nota księgowa dotyczy również innych kosztów, a nie tylko tych, które wynikają z podstawowej działalności firmy.

Aktualne przepisy nie określają ściśle tego, jak powinna wyglądać i co powinna zawierać nota księgowa. W tym celu można opierać się o to, co zawarte w Ustawie o rachunkowości, w której znajdują się informacje o tym, co powinien zawierać dowód księgowy, a mianowicie:
– informację o rodzaju dowodu oraz jego numerze identyfikacyjnym,
– informację o stronach operacji, a więc ich nazwach i adresach,
– krótki opis operacji,
– wartość danej operacji,
– datę dokonania operacji oraz datę sporządzenia dowodu.