Definicja wyposażenia zawarta jest w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z nią wyposażenie to rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, do środków trwałych.

Ewidencją wyposażenia obejmuje się przedmioty, których wartość początkowa przekracza kwotę 1500 złotych netto, a przewidywany okres użytkowania wynosi maksymalnie rok. Wyposażenie, którego koszt zakupu nie przekracza kwoty 1500 złotych netto nie musi być ewidencjonowane.

Obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia obejmuje przedsiębiorców prowadzących księgi przychodów i rozchodów oraz ryczałtowców. W ewidencji wyposażenia należy zawrzeć:
– numer kolejny wpisu,
– data nabycia,
– numer faktury lub rachunku,
– nazwa wyposażenia,
– cena zakupu lub koszt wytworzenia,
– numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia,
– data likwidacji (w tym również data sprzedaży lub darowizny),
– przyczyna likwidacji wyposażenia.