W jaki sposób zaksięgować nietypowe faktury w księgach rachunkowych?

Prowadząc pełną rachunkowość należy każde zdarzenie gospodarcze w jednostce zapisać, na podstawie dowodów księgowych w prowadzonych księgach rachunkowych. Są jednak sytuacje, w których nie od razu wiadomo czy dokonać zapisu w księgach czy nie. Jedną z takich może być wystawienie lub otrzymanie faktury pro forma.

Faktura pro forma nie jest zaliczana do dowodów księgowych. Wystawia się ją w celu informacji o szczególnych transakcjach lub ewentualnej płatności, stanowi więc ofertę, wezwanie do zapłaty, propozycję bądź zapowiedź zapłaty. Nie jest dokumentem potwierdzającym zdarzenie gospodarcze i nie może zostać zaksięgowana.

Jest jednak wyjątek od powyższej zasady. Mianowicie jeżeli faktura pro forma została wystawiona przez sprzedawcę w związku z otrzymaniem przedpłaty, to według przepisów ustawy o podatku VAT i ustawy o rachunkowości, w momencie otrzymania tego dokumentu i zaliczki powstaje obowiązek jej rozliczenia z podatku VAT oraz ewidencji w księgach rachunkowych.

Księgowania takiej faktury dokonuje się poprzez: zapisanie po stronie debetowej konta „Rozliczenia zakupu” wartości netto, zapisanie VAT należnego po stronie debetowej konta „Rozliczenie z tytułu podatku VAT” oraz poprzez zapisanie po stronie kredytowej konta „Rozrachunki z dostawcami” wartości brutto.