Dokumenty księgowe

Podmioty gospodarcze prowadzące działalność gospodarczą zobowiązane są do potwierdzenia różnych zdarzeń gospodarczych za pomocą dowód księgowych. W wyniku kilkuletniej działalności liczba nagromadzonych dokumentów może okazać się zastraszająca, pojawia się więc pytanie czy posiadane dokumenty księgowe jednostka musi przechowywać trwale? Jeśli nie to przez jaki okres?
Archiwizowanie dokumentów jest zagadnieniem, które określone zostaje w polityce rachunkowości stosowanej przez podmiot gospodarczy jest to więc ważny obowiązek, który, zostały nałożony na przedsiębiorcę. Polityka rachunkowości powinna zawierać informację na temat systemu komputerowego, ochrony zbiorów danych, dokumentów w wersji papierowej, zabezpieczenia przed osobami nieupoważnionymi.

Ustawa o rachunkowości narzuca ścisłe terminy w jakich jednostki muszą przechowywać dokumenty:

  • księgi rachunkowe – 5 lat,
  • dokumentacja pracownicza w postaci kart wynagrodzeń pracowniczych – nie krócej niż 5 lat,
  • dokumentacja wpływów ze sprzedaży detalicznej – nie krócej  niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,
  • dowody księgowe związane z wieloletnimi inwestycjami, pożyczkami, kredytami, umowami handlowymi, roszczeniami w postępowaniu cywilnym lub karnym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
  • dokumenty określające politykę rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,
  • dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – jeden rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
  • dokumenty inwentaryzacyjne, pozostałe dowody księgowe – 5 lat.

Czas przechowywania dokumentów jest liczony od początku roku, który następuje po roku obrotowym, którego dane księgi rachunkowe dotyczą.

Sposób przechowywania dokumentów księgowych:
– dokumenty powinny być przechowywane w takim sposób aby chronić je przed niedozwolonymi zmianami, rozpowszechnieniem, uszkodzeniem oraz zniszczeniem.

Dokumenty księgowe są bardzo ważnym elementem prowadzonej działalności, umożliwiają potwierdzenie zaistniałych zdarzeń gospodarczych oraz stanowią uwiarygodnienie udostępnianych danych.