Akta osobowe pracowników
Kodeks pracy narzuca na pracodawców obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych z stosunkiem pracy oraz akt osobowych swoich pracowników. Bez względu na formę prowadzonej działalności, ilość zatrudnionych pracowników pracodawca powinien dla każdego ze swoich pracowników prowadzić akta osobowe. Takie akta pracownicze stanowią dowód w przypadku roszczeń ze stosunku pracy.
Akta osobowe pracowników można podzielić na trzy części:
- część A dokumentacja zgromadzona w związku z ubieganiem się pracownika o pracę,
- część B dokumentacja potwierdzająca nawiązanie stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia,
- część C dokumentacja potwierdzająca ustanie stosunku pracy.
Dokumenty zgromadzone w poszczególnych częściach powinny być ponumerowane i ułożone w porządku chronologicznym oraz w każdej z części powinien znajdować się wykaz wszystkich dokumentów jakie w niej się znajdują.
Przykłady dokumentów jakie mogą się znaleźć w danej części:
część A:
- kwestionariusz osobowy,
- świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia,
- dokumenty potwierdzające kwalifikacje wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
- orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
- inne dokumenty jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów prawa.
część B:
- umowa o pracę,
- dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
- pisemne potwierdzenie zapoznanie się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją o warunkach zatrudnienia oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
- zgoda pracownika o przekazywaniu wynagrodzenia na konto,
- oświadczenia pracownika,
- orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
- korespondencja z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy.
część C:
- oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
- dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy), oraz związane z niewypłaceniem ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
- kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy.